[lmikle]

Вообще, и собственно сканирование можно в программу вставить. Делал такое для одного проекта. Особо сложного ничего нету. По поводу индексации, ну тебе сказали что можно использовать.

По поводу структуры папок + файл описания.
Если это "цех" то через пару месяцев там все-равно черт ногу сломит и найти нужный документ все-равно будет тяжело. Так что индексная БД тут больше подойдет.