сделай форму для ввода диалоговую (но не MDIChild!!!), вызывай модально и после закрытия обрабатывай введенное
вот такой вызов в дочерней форме
Код:
if fmInput.ShowModal = mrOK then собираем что там навводили
а создавать или нет - решать тебе. я бы создавал форму ввода при вызове а потом уничтожал после сбора данных из нее.