Либо фильтр, как уже сказали ранее, либо изначально формировать запрос без учета архивных данных. Например так:
Код:
select * from Персонал where Признак <> 'Архив'
Но надо предусмотреть ситуацию повторного приема бывшего сотрудника, т.е. у вас должен быть уникальный справочник лиц которых вы и будете использовать для формирования штатки.