1. для такой задачи лучше брать все таки SQL-ную минимум Interbase Или его клон. хотя по мне лучше MSSql
2. с 2-мя пользователями будет работать но глючно и с танцами переодическими. типа с lock файлами там геморой.
3. все таки с гридом намного лучше.