Если попорядку сперва почитать бы литературу попрограмированию в среде Делфи и работе с БД (принципы построения реляционных БД и взаимодействие программ Делфи с БД)
1. прочитай про реляционные базы.
2. посмотри похожие программы или читай Архангельского
внешний вид должен быть по возможности стандартным и удобным для пользователя (чтобы тот не искал пол часа кнопку выкл
3. а это зависит от маштабов, удобства переноса программы и от твоих привычек
Как итог:
если бы выложил полное ТЗ
то мож ктонибудь за пару вечеров тебе основу программы накодил бы
а так вопросы настолько обширные, что по этому поводу килограммовые книги пишут (в том числе и для начинающих).
Посмотри также FAQ на сайте.
Наилутших пожеланий тебе и удачи!